التواصل المهني في المؤتمرات: كيف تجعل الناس يتذكرونك

إذا أردت أن يتذكرك الناس بعد المؤتمر، فأتقن ثلاثة أمور: اعرف من تريد مقابلته قبل أن تصل، وقل ما تفعله في جملة واحدة واضحة، وتابع خلال 24 ساعة برسالة ترتبط بحديثكما تحديدًا. كل ما عدا ذلك، من بطاقة الأعمال التي تحملها إلى التطبيق الذي تدوّن فيه ملاحظاتك، وُجد ليسهّل هذه الأمور الثلاثة.

في ما يلي دليل من ثلاثة أجزاء: قبل الحدث وأثناءه وبعده، مع العادات الصغيرة التي تصنع الفرق بين جهة اتصال تردّ عليك وأخرى تتساءل من تكون.

قبل الحدث: حدّد من جئت من أجله

من يغادرون المؤتمر بعلاقات مفيدة وصلوا إليه في الغالب ومعهم قائمة. ليست طويلة، بل من خمسة إلى عشرة أسماء أو شركات تريد فعلًا لقاءها، تختارها من قائمة المتحدثين والعارضين والحضور الذين تجدهم على LinkedIn. راسل بعضهم قبل الحدث بأسبوع؛ فرسالة قصيرة تقول فيها إنك ستحضر وتودّ عشر دقائق من وقتهم تكفي غالبًا لتحويل مصافحة عابرة إلى لقاء منتظر.

ثم رتّب بياناتك أنت. حدّث ملفك التعريفي بمنصبك الحالي وصورة حديثة والرابط الذي يهمك أن يفتحه الناس أكثر من غيره، سواء كان معرض أعمال أو صفحة منتج أو رابطًا لحجز اجتماع. وإذا كانت بطاقتك تفتح ملفًا رقميًا، فجرّبها على هاتفك وهاتف أحد زملائك. أما إن كانت ورقية، فاسأل نفسك: كم منها ستصبح بياناته قديمة قبل نهاية العام؟

التعريف بنفسك في 30 ثانية

تبدأ أحاديث المؤتمرات بالسؤال نفسه بصيغة أو بأخرى: إذن، ماذا تعمل؟ ويجيب معظم الناس بمسمى وظيفي واسم شركة، وهي إجابة دقيقة لكنها تُنسى فورًا. الإجابة الجيدة تتحدث عن الشخص الذي تساعده والمشكلة التي تحلها، بطريقة تدعو إلى سؤال ثانٍ.

صيغة بسيطة تناسب الجميع تقريبًا: من تساعد، وفي ماذا تساعده، ومثال واحد ملموس. ثم توقّف واسأل عن الطرف الآخر.

“

الناس لا يتذكرون المسميات الوظيفية، بل يتذكرون المشكلة التي تحلها، واللحظة التي سألتهم فيها عن مشكلتهم.

ثم أصغِ جيدًا. أكثر ما يجعلك لا تُنسى في أي حديث أن تتذكر ما قاله الطرف الآخر وتعود إليه لاحقًا. وهذا يقودنا إلى أكثر مهارات التواصل المهني تجاهلًا: تدوين الملاحظات.

أثناء الحدث: اجعل البقاء على تواصل أمرًا سهلًا

اللحظة المحرجة في أي حديث جيد هي تبادل البيانات: أحدهم يبحث عن بطاقته، وآخر يتهجّى بريده الإلكتروني وسط الضجيج، وفي نصف المرات تنتهي البيانات في المكان الخطأ. اجعل هذه الخطوة سريعة، وسيبقى لديك وقت أطول للحديث نفسه.

هنا تفيدك بطاقة الأعمال NFC. تقرّبها من هاتف الشخص الآخر، فيُفتح ملفك التعريفي في متصفحه، ويحفظ جهة اتصالك بلمسة واحدة، مع صورتك ومنصبك. لا حاجة إلى تطبيق لدى أي منكما، ورمز QR على البطاقة يغطي الهواتف الأقدم. وإن كانت الفكرة جديدة عليك، فمقال كيف تعمل بطاقات الأعمال NFC يشرح الأساسيات، ومقال بطاقات الأعمال الرقمية مقابل الورقية يعرض المزايا والعيوب بصدق.

جمع جهات الاتصال في الجناح

إذا كنت عارضًا، يتغير الهدف: لم تعد تكتفي بتقديم بياناتك، بل تريد بياناتهم أيضًا. وهنا تفيدك ميزتان. نموذج العملاء المحتملين في ملفك يطلب من الزوار الاسم والبريد الإلكتروني وأي معلومة أخرى تحتاجها، كالشركة أو مجال الاهتمام. أما تبادل فيتيح لمن فتح ملفك للتو أن يرسل إليك بياناته في ثوانٍ. وفي الحالتين تصل جهة الاتصال إلى قائمتك مع التاريخ والوقت، بدلًا من وعاء مليء بالبطاقات الورقية.

حين يعطيك أحدهم بطاقة ورقية

كثيرون سيظلون يقدّمون لك بطاقات ورقية، وهي البطاقات الأرجح أن تبقى منسية في جيبك. تعامل معها في الحال. مع ماسح البطاقات الورقية من Nexus (في كل الخطط)، تلتقط صورة للبطاقة فتتحول إلى جهة اتصال في القائمة نفسها التي تضم كل من لمس بطاقتك، بما في ذلك البطاقات العربية والإنجليزية. أضف ملاحظتك ذات السطر الواحد فورًا، ثم أعد البطاقة أو احتفظ بها، أيهما أليق.

لا تستعجل

ثلاثة أو أربعة أحاديث حقيقية في الساعة تكفي تمامًا. قف قرب ركن القهوة لا قرب المخرج، وانسحب من المجموعة بلباقة حين يستنفد الحديث غرضه، وعرّف الناس ببعضهم كلما استطعت. أن تكون الشخص الذي صنع تعارفًا مفيدًا من أضمن الطرق لأن تبقى في الذاكرة.

بعد الحدث: تابع خلال 24 ساعة

تولّد المؤتمرات حماسًا ثم تتركه يتلاشى. تمتلئ صناديق البريد بمجرد عودة الناس إلى مكاتبهم، والرسالة التي تصل بعد أسبوع تنافس كل ما عداها. أما الرسالة التي تصل صباح اليوم التالي فتبدو امتدادًا للحديث نفسه.

1. 1

   رتّب جهات اتصالك في المساء نفسه

   راجع كل من قابلتهم وصنّفهم: متابعة الآن، أو متابعة لاحقًا، أو البقاء على تواصل. عشر دقائق في الفندق توفّر عليك ساعة من التخمين في الأسبوع التالي.

2. 2

   تحقّق ممن تكتب إليه

   الاسم والشركة على البطاقة لا يكفيان دائمًا. ميزة إثراء بيانات العملاء المحتملين في Nexus تبحث عن شركة جهة الاتصال ومنصبها على الإنترنت العام وتعرض مصادرها، لتناسب رسالتك العمل الذي يؤديه فعلًا.

3. 3

   أرسل رسالة محددة

   اذكر أين التقيتما وعمّ تحدثتما، وأرفق ما وعدت به. الإيجاز أفضل. عبر WhatsApp أو البريد الإلكتروني، بحسب ما استخدمه معك.

4. 4

   اقترح خطوة تالية واحدة

   مكالمة أو اجتماع أو تعارف، مع موعد محدد. اجعل الموافقة سهلة: أضف رابط صفحة الحجز في ملفك ليختار الموعد بنفسه.

5. 5

   انقلهم إلى نظامك

   زامن جهات اتصالك مع نظام CRM أو صدّرها، حتى لا يضيع الحديث في هاتفك.

“

المتابعة التي تصل صباح اليوم التالي تبدو جزءًا من الحديث، أما التي تصل بعد أسبوع فتبدو رسالة مبيعات.

دعهم يحجزون اجتماع المتابعة من ملفك

أسرع متابعة هي تلك التي يحدد موعدها الطرف الآخر. بطاقة الحجز في ملفك على Nexus تربط Calendly وCal.com وHubSpot Meetings وTidyCal ومواعيد Google وMicrosoft Bookings وZoho Bookings، ويُفتح كل من Calendly وHubSpot وTidyCal داخل الملف مباشرة. ضع الرابط نفسه في رسالة المتابعة. والاجتماعات المحجوزة عبر Cal.com، أو عبر Calendly في خطة مدفوعة من Calendly، تظهر في لوحة الاجتماعات في Nexus، ويُضاف الشخص إلى جهات اتصالك.

وإذا كانت الخطوة التالية استشارة مدفوعة أو دفعة مقدّمة، فإن زر الدفع في ملفك يربط برابط الدفع الخاص بك على Stripe أو PayPal، أو بمزوّد خليجي مثل Tap أو Ziina أو Mamo. يدفع لك الناس مباشرة إلى حسابك، ولا تتعامل Nexus مع الأموال إطلاقًا.

تنظيم جهات الاتصال لتبقى مفيدة

قائمة جهات اتصال من فعالية واحدة يمكن إدارتها، أما خمس فعاليات في السنة فلا، ما لم تنظّمها. دوّن اسم الفعالية وتاريخها مع كل جهة اتصال، واستخدم الوسوم القصيرة نفسها في كل مرة: عميل محتمل، شريك، مورّد، إعلام. وإذا كان فريقك يشارك معًا في المعرض، فاجمع جهات اتصال الجميع في قائمة مشتركة واحدة حتى لا يتابع اثنان مع الشخص نفسه.

مع Nexus، تصل جهات الاتصال التي تجمعها عبر ملفك والبطاقات الورقية التي تمسحها إلى قائمة واحدة. صدّرها بصيغة CSV، أو زامنها مع HubSpot أو Salesforce أو Microsoft Dynamics 365 أو Zoho CRM أو Pipedrive أو monday.com، أو أرسلها عبر Zapier أو Make، أو مرّرها إلى نظامك الخاص عبر webhook. وللشركات، تحفظ خطة Teams جهات اتصال كل العارضين في قائمة مشتركة للشركة، فيبقى العملاء المحتملون لدى الشركة حتى حين ينتقل الموظفون. وتعرض صفحة Nexus للفعاليات كيف يستخدمها فريق الجناح.

كلمة عن البطاقة التي تحملها

لا يعتمد أي من ذلك على بطاقة باهظة الثمن. فالبطاقة الورقية التي تحمل اسمًا واضحًا ورقمًا يعمل أفضل من قطعة أنيقة تفتح ملفًا قديمًا. ما تضيفه البطاقة الرقمية هو السرعة لحظة التبادل، وبيانات يمكنك تعديلها بعد الحدث، وقائمة جهات اتصال لا تعيش في جيب سترتك. وكثيرون ممن يحضرون فعاليات عديدة ينتهي بهم الأمر إلى اختيار بطاقة تفتح ملفًا محدَّثًا باستمرار؛ وتعرض صفحة البطاقات الخيارات من PVC والخشب والمعدن.