Digitale Visitenkarten im ganzen Unternehmen einführen

Die Einführung digitaler Visitenkarten im Unternehmen läuft auf acht Entscheidungen hinaus, ungefähr in dieser Reihenfolge: die Markenvorlage, wer was bearbeiten darf, wie Sie Ihre Leute anlegen, wie Sie sie gruppieren, welche Karten sie bekommen, wohin Kontakte gehen, was passiert, wenn jemand geht, und woran Sie erkennen, dass es funktioniert. Sitzen die ersten beiden, ist der Rest größtenteils Verwaltung.

Dieser Leitfaden geht jeden Schritt durch, mit den Entscheidungen, vor denen die meisten Unternehmen stehen, und den Abwägungen dahinter. Er richtet sich an alle, die die Einführung verantworten, ob Marketing, Sales Operations, HR oder IT.

01Bevor Sie starten: Einigen Sie sich auf das Ziel

Unternehmen wechseln aus unterschiedlichen Gründen zu digitalen Visitenkarten, und der Grund prägt die Einrichtung. Geht es um Markenkonsistenz, sperren Sie den Großteil des Profils. Geht es um Lead-Erfassung für Vertriebsteams, sind Ihnen Kontaktformulare und CRM-Anbindung am wichtigsten. Geht es um Kosten und Verschwendung, hat ein Kartenpool Vorrang, den Sie wiederverwenden können, wenn Leute gehen.

Schreiben Sie das Ziel in einem Satz auf und teilen Sie es mit denen, die abzeichnen. Das klärt später die meisten Diskussionen darüber, was Mitarbeitende ändern dürfen. Alles im Folgenden ist im Nexus-Teams-Tarif verfügbar, doch dieselben Entscheidungen stellen sich bei jedem Anbieter.

1. 1

   Markenvorlage wählen

   Ein Design für das ganze Unternehmen, mit Logo, Farben und Unternehmensdaten.

2. 2

   Zugriffsregeln festlegen

   Was das Unternehmen steuert, was eine Freigabe braucht und was Mitarbeitende frei bearbeiten.

3. 3

   Belegschaft importieren

   Namen, Rollen und E-Mails aus einer Tabelle laden oder per SCIM aus Ihrem Verzeichnis synchronisieren.

4. 4

   Abteilungen und Leitungen einrichten

   Personen gruppieren und Führungskräften den passenden Überblick geben.

5. 5

   Karten in einen Pool bestellen

   Materialien wählen, dann jede Karte einer Person zuweisen.

6. 6

   CRM verbinden

   Neue Kontakte automatisch an HubSpot, Salesforce, Dynamics 365, Zoho CRM, Pipedrive oder monday.com schicken.

7. 7

   Offboarding planen

   Karten gehen zurück in den Pool, Kontakte bleiben beim Unternehmen.

8. 8

   Mit Teamanalysen messen

   Taps, Aufrufe, gespeicherte Kontakte und neue Kontakte je Person und Abteilung verfolgen.

021. Markenvorlage wählen

Beginnen Sie mit dem Design, denn alles andere hängt daran. Wählen Sie eine Vorlage, die zu Ihrer Marke passt, und legen Sie dann Logo, Titelbild, Farben, Schriften, Firmenname, Website, Adresse und alle Links fest, die alle teilen sollen, etwa Ihre Hauptseite oder eine Firmenbroschüre als PDF. Nexus bietet 36 Vorlagen, darunter Designs passend zu den Oberflächen der physischen Karten, und jede Farbe und Schrift lässt sich anpassen.

Sind Sie zufrieden, sperren Sie die Marke. Gesperrte Felder können Mitarbeitende nicht ändern, so sieht jedes Profil aus, als käme es aus demselben Unternehmen. Arbeiten Sie in mehr als einer Sprache, richten Sie die Vorlage in jeder ein. Profile können auf Englisch oder Arabisch sein, Arabisch wird von rechts nach links dargestellt.

032. Zugriffsregeln festlegen

Diese Entscheidung bestimmt am stärksten, wie sich die Einführung für Mitarbeitende anfühlt. Für jeden Teil des Profils wählen Sie eine von drei Stufen.

Die meisten Unternehmen starten mit einem von drei Mustern. Beim Muster Unternehmen steuert verwalten Admins alles, und Mitarbeitende sehen nur ihr Profil und ihre Zahlen. Beim Muster Gemeinsam halten Mitarbeitende ihr eigenes Foto und ihre Telefonnummer aktuell, Jobtitel und Links laufen über eine Freigabe, und die Marke bleibt gesperrt. Beim Muster Selbstverwaltet pflegen Mitarbeitende ihr Profil selbst, und nur die Marke ist gesperrt.

Sie können eine unternehmensweite Richtlinie festlegen und sie für einzelne Personen übersteuern. Eine Vertriebsdirektorin darf vielleicht ihre eigenen Links frei bearbeiten, während der Rest des Teams eine Freigabe braucht. Legen Sie auch fest, wer benachrichtigt wird: Mitarbeitende können informiert werden, wenn das Unternehmen ihr Profil ändert, und Führungskräfte, wenn Mitarbeitende ihres ändern.

Sperren Sie die Marke, geben Sie die persönlichen Daten frei, und lassen Sie freigeben, woran Außenstehende Sie messen.

043. Belegschaft importieren oder aus dem Verzeichnis synchronisieren

Hundert Profile von Hand einzutippen ist langsam und fehleranfällig. Exportieren Sie aus Ihrem HR-System oder Verzeichnis eine Tabelle mit einer Zeile pro Person: Name, E-Mail, Jobtitel, Abteilung und, falls vorhanden, Telefonnummer. Importieren Sie sie, prüfen Sie die Vorschau auf Fehler, und jede Person erhält ein Profil auf Basis der Unternehmensvorlage mit ihren Daten.

Single Sign-on und SCIM-Verzeichnissynchronisierung

Nutzt Ihr Unternehmen einen Identity Provider, verbinden Sie ihn vor dem Start. Single Sign-on über SAML oder OpenID Connect ermöglicht die Anmeldung mit dem Arbeitskonto (Okta und Microsoft Entra oder Google Workspace über SAML), und Sie können eine Zwei-Schritt-Verifizierung vorschreiben. Die SCIM-Verzeichnissynchronisierung hält die Belegschaft direkt aus dem Verzeichnis aktuell: Neue Mitarbeitende erscheinen ohne Tabelle, und wird jemand im Verzeichnis deaktiviert, läuft das Offboarding automatisch.

054. Abteilungen und Leitungen einrichten

Mit Abteilungen organisieren Sie Personen und delegieren Aufgaben. Gruppieren Sie Mitarbeitende nach Team, Standort oder Region und weisen Sie jeder Abteilung eine Leitung zu. Sie bestimmen, was Führungskräfte für ihre Leute tun dürfen: bestimmte Profilteile bearbeiten, Karten konfigurieren, Kontakte ansehen oder verwalten, Analysen einsehen und Änderungen freigeben.

Delegation zählt vor allem in größeren Unternehmen. Eine regionale Vertriebsleiterin, die einen neuen Jobtitel für ihr eigenes Team freigeben kann, nimmt der zentralen Administration viele kleine Anfragen ab.

065. Karten in einen Pool bestellen und zuweisen

Statt Karten Person für Person zu kaufen, bestellen Sie sie für das Unternehmen. Sie landen in einem Kartenpool, und Sie weisen jede Karte im Dashboard einer Person zu. Geht eine Karte verloren, sperren Sie sie und weisen Ersatz zu. Wechselt jemand die Rolle, können Sie neu zuweisen. Die Karte speichert, wer sie wann hatte.

Viele Unternehmen mischen die Materialien nach Rolle. Metall für Führung und Kundenkontakt, Holz für Teams, die etwas Wärmeres möchten, und vollfarbiges PVC für das übrige Unternehmen, weil es Ihr Markendesign exakt wiedergibt. Die Kartenseite zeigt jede Oberfläche.

076. CRM verbinden

Jedes Mal, wenn jemand ein Kontaktformular ausfüllt oder per Austauschen seine Daten zurückschickt, sollte dieser Kontakt dort landen, wo Ihr Vertrieb ohnehin arbeitet. Nexus synchronisiert neue Kontakte nativ mit HubSpot, Salesforce, Microsoft Dynamics 365, Zoho CRM, Pipedrive und monday.com, verbindet sich mit Zapier sowie Make und kann signierte Webhooks an Ihre eigenen Systeme schicken. Kontakte sammeln sich außerdem in einer gemeinsamen Teamliste, die Sie jederzeit als CSV exportieren können.

Legen Sie vor dem Start fest, wer Kontakte sehen darf. Manche Unternehmen lassen Mitarbeitende ihre eigenen Kontakte verwalten; andere geben nur Lesezugriff und belassen die Verwaltung bei Sales Operations.

Mehr Wege zum Erfassen und Nachfassen für den Vertrieb

• Visitenkarten-Scanner: Ein Vertriebsmitarbeiter fotografiert eine Papierkarte, die ihm jemand gibt, und sie wird zum Kontakt, auch bei arabischen und englischen Karten.
• Lead-Anreicherung: recherchiert vor dem Follow-up Unternehmen und Position eines Kontakts im öffentlichen Web, mit Quellenangaben.
• Buchungskarte: Interessenten buchen über das Profil des Mitarbeiters einen Termin, per Calendly, Cal.com, HubSpot Meetings, Microsoft Bookings und weiteren. Über Cal.com oder über Calendly mit einem kostenpflichtigen Calendly-Tarif gebuchte Termine erscheinen in Nexus, und die Person wird den Kontakten hinzugefügt.

Scanner und Anreicherung nutzen Credits. Teams enthält 30 pro Platz und Monat, gebündelt für das Unternehmen, und zusätzliche Pakete verfallen nie. Legen Sie also fest, wer sie nutzen darf, und planen Sie ein Budget für Events. Die Seite für Vertriebsteams zeigt, wie das in eine typische Woche passt.

087. Offboarding planen, bevor Sie es brauchen

Ein System mit Papierkarten versagt genau dann, wenn jemand geht. Seine Karten sind weiter im Umlauf, verweisen auf eine alte E-Mail-Adresse, und die gesammelten Kontakte gehen mit ihm. Bei einer verwalteten Einführung ist Offboarding eine Sache weniger Klicks: Der Zugang endet, die Karten gehen für die nächste Einstellung zurück in den Pool, und die gesammelten Kontakte bleiben beim Unternehmen. Nutzen Sie die SCIM-Verzeichnissynchronisierung, stößt die Deaktivierung im Verzeichnis all das automatisch an.

Das Unternehmensprofil wird archiviert, nicht gelöscht. Sie können den öffentlichen Link an eine Kollegin weiterleiten, damit jeder, der auf eine alte Karte tippt, jemanden erreicht, der helfen kann, oder eine einfache Seite zeigen, dass die Person nicht mehr im Unternehmen ist.

098. Mit Teamanalysen messen

Die Teamanalysen zeigen Taps, Profilaufrufe, QR-Scans, gespeicherte Kontakte, Linkklicks und neue Kontakte, für das ganze Unternehmen, jede Abteilung und jede Person, dazu eine Karte auf Stadtebene, wo Profile angesehen wurden. Es gibt keine Tracking-Cookies und keine gespeicherten IP-Adressen.

Nutzen Sie die Zahlen, um Probleme ebenso zu erkennen wie Erfolge. Ein Team mit sehr wenigen Taps nach einer Messe hat seine Karten vielleicht nicht aktiviert. Ein Profil mit vielen Aufrufen, aber ohne gespeicherte Kontakte, braucht vielleicht eine deutlichere Schaltfläche „Kontakt speichern“ oder ein besseres Foto.

10Checkliste für den Start

Verteilen Sie die Karten in einem Teammeeting, statt sie auf Schreibtische zu legen. Zeigen Sie, wie man die Karte aktiviert, wie man damit auf ein Handy tippt und wo die eigenen Kontakte zu finden sind. Zehn gemeinsame Minuten ersparen wochenlange Erinnerungen. Security- und Rechtsabteilungen möchten die Plattform meist vor dem Start prüfen, teilen Sie die Sicherheitsübersicht also früh.