Networking en congresos: cómo hacer que te recuerden

Si quieres que la gente te recuerde después de un congreso, haz bien tres cosas: ten claro a quién quieres conocer antes de llegar, explica lo que haces en una frase clara y haz el seguimiento en menos de 24 horas con algo concreto de la conversación. Todo lo demás, desde la tarjeta de visita que llevas hasta la app en la que tomas notas, sirve para facilitar esas tres cosas.

Lo que sigue es una guía en tres partes, antes, durante y después, con los pequeños hábitos que separan al contacto que responde del que se pregunta quién eras.

Antes: decide para quién vas

Quienes salen de un congreso con contactos útiles suelen haber llegado con una lista. No muy larga. Entre cinco y diez nombres o empresas que de verdad quieres conocer, elegidos del programa de ponentes, la lista de expositores y los asistentes que encuentres en LinkedIn. Escribe a algunos una semana antes. Una nota breve diciendo que vas a estar allí y que te gustaría hablar diez minutos suele bastar para convertir un saludo en frío en una reunión esperada.

Después, pon en orden tus propios datos. Actualiza tu perfil con tu cargo actual, una foto reciente y el enlace que más quieres que abran, ya sea un portafolio, una página de producto o un enlace de reservas de tu calendario. Si tu tarjeta abre un perfil digital, compruébalo en tu teléfono y en el de un compañero. Si es de papel, pregúntate cuántas estarán desactualizadas a final de año.

La presentación de 30 segundos

Las conversaciones en un congreso empiezan con la misma pregunta, de una forma u otra: ¿y tú a qué te dedicas? La mayoría responde con un cargo y el nombre de una empresa, algo exacto y que se olvida al instante. Una buena respuesta habla de la persona a la que ayudas y del problema que resuelves, dicho de forma que invite a una segunda pregunta.

Una estructura sencilla sirve para casi todo el mundo. A quién ayudas, en qué le ayudas y un ejemplo concreto. Después, para y pregunta por la otra persona.

“

La gente no recuerda cargos. Recuerda el problema que resuelves y el momento en que le preguntaste por el suyo.

Luego, escucha de verdad. Lo más memorable que puedes hacer en una conversación es recordar lo que dijo la otra persona y mencionarlo más tarde. Lo que nos lleva a la habilidad de networking más infravalorada de todas: tomar notas.

Durante: pónselo fácil para seguir en contacto

El momento incómodo de cualquier buena conversación es el intercambio de datos. Alguien busca una tarjeta, otro deletrea un correo entre el ruido y, la mitad de las veces, los datos acaban en el sitio equivocado. Si esta parte es rápida, queda más tiempo para la conversación.

Una tarjeta de visita NFC ayuda. La acercas al teléfono de la otra persona, tu perfil se abre en su navegador y guarda tu contacto con un toque, con foto y cargo incluidos. Nadie necesita instalar una app, y el código QR de la tarjeta sirve para teléfonos más antiguos. Si no las conoces, cómo funcionan las tarjetas de visita NFC explica lo básico, y tarjetas de visita digitales frente a las de papel expone las ventajas y desventajas con honestidad.

Captar contactos en un stand

Si eres expositor, el objetivo cambia. Ya no solo das tus datos: quieres los suyos. Dos funciones ayudan. Un formulario de captación en tu perfil pide a los visitantes su nombre, su correo y lo que necesites, como la empresa o el área de interés. Intercambiar permite que alguien que acaba de abrir tu perfil te envíe sus datos en unos segundos. En ambos casos, el contacto llega a tu lista con fecha y hora, y no a una pecera llena de tarjetas de papel.

Cuando alguien te da una tarjeta de papel

Mucha gente seguirá dándote tarjetas de papel, y son las que más probabilidades tienen de quedarse en tu bolsillo. Resuélvelo en el momento. Con el escáner de tarjetas de papel de Nexus (en todos los planes), haces una foto a la tarjeta y se convierte en un contacto en la misma lista que todos los que tocaron tu tarjeta, también si está en árabe o en inglés. Añade tu nota de una línea en ese momento y después devuelve la tarjeta o quédatela, lo que resulte más cortés.

Dosifica tu energía

Tres o cuatro conversaciones de verdad por hora son más que suficientes. Colócate cerca del café y no de la salida, despídete de un grupo con elegancia cuando la conversación haya dado de sí y presenta a unas personas con otras cuando puedas. Ser quien hizo una presentación útil es una de las formas más seguras de que te recuerden.

Después: haz el seguimiento en menos de 24 horas

Los congresos generan entusiasmo y luego dejan que se apague. Las bandejas de entrada se llenan en cuanto la gente vuelve a la oficina, y un mensaje que llega una semana después compite con todo lo demás. Un mensaje que llega a la mañana siguiente todavía se siente parte de la conversación.

1. 1

   Ordena tus contactos esa misma noche

   Repasa a todas las personas que conociste y márcalas: seguimiento ahora, seguimiento más adelante o mantener el contacto. Diez minutos en el hotel te ahorran una hora de dudas la semana siguiente.

2. 2

   Comprueba a quién escribes

   Un nombre y una empresa en una tarjeta no siempre bastan. El enriquecimiento de leads de Nexus busca la empresa y el cargo del contacto en la web pública y muestra sus fuentes, para que tu mensaje encaje con el trabajo que de verdad hace.

3. 3

   Envía un mensaje concreto

   Menciona dónde conociste a esa persona y el tema de la conversación, e incluye lo que prometiste. Cuanto más breve, mejor. Por WhatsApp o por correo, el canal que usó contigo.

4. 4

   Propón un siguiente paso

   Una llamada, una reunión o una presentación, con una fecha concreta. Pónselo fácil para decir que sí: enlaza la página de reservas de tu perfil para que elija la hora.

5. 5

   Pásalos a tu sistema

   Sincroniza tus contactos con tu CRM o expórtalos, para que la conversación no se pierda en tu teléfono.

“

El seguimiento que llega a la mañana siguiente todavía se siente parte de la conversación. El que llega la semana siguiente parece un correo comercial.

Deja que reserven la siguiente reunión desde tu perfil

El seguimiento más rápido es el que programa la otra persona. Un bloque de Reservas en tu perfil de Nexus conecta Calendly, Cal.com, HubSpot Meetings, TidyCal, las agendas de citas de Google, Microsoft Bookings o Zoho Bookings, y Calendly, HubSpot y TidyCal se abren dentro del propio perfil. Pon el mismo enlace en tu mensaje de seguimiento. Las reuniones reservadas con Cal.com, o con Calendly en un plan de pago de Calendly, aparecen en tu panel de Reuniones de Nexus, y la persona se añade a tus contactos.

Si el siguiente paso es una consulta de pago o un depósito, un botón de Pago en tu perfil enlaza a tu propio Payment Link de Stripe, a PayPal o a un proveedor del Golfo como Tap, Ziina o Mamo. Te pagan directamente a ti; Nexus nunca gestiona el dinero.

Organiza los contactos para que sigan siendo útiles

Una lista de contactos de un solo evento es manejable. La de cinco eventos al año no lo es, salvo que la organices. Anota el evento y la fecha en cada contacto y usa siempre las mismas etiquetas cortas: cliente potencial, socio, proveedor, prensa. Si tu equipo expone en conjunto, reúne los contactos de todos en una lista compartida para que nadie haga seguimiento a la misma persona dos veces.

Con Nexus, los contactos que llegan a través de tu perfil y las tarjetas de papel que escaneas acaban en una sola lista. Expórtala en CSV, sincronízala con HubSpot, Salesforce, Microsoft Dynamics 365, Zoho CRM, Pipedrive o monday.com, envíala a través de Zapier o Make, o pásala a tu propio sistema con un webhook. Para empresas, el plan Teams guarda los contactos de cada expositor en una lista compartida de la empresa, así los leads se quedan en la empresa aunque las personas se vayan. Nexus para eventos muestra cómo lo usa un equipo de stand.

Una nota sobre lo que llevas

Nada de esto depende de una tarjeta cara. Una tarjeta de papel con un nombre claro y un número que funcione es mejor que un objeto precioso con un perfil desactualizado. Lo que aporta una tarjeta digital es rapidez en el momento del intercambio, datos que puedes cambiar después del evento y una lista de contactos que no vive en el bolsillo de tu chaqueta. Muchas personas que van a muchos eventos acaban eligiendo una tarjeta que abre un perfil siempre actualizado; la página de tarjetas muestra las opciones en PVC, madera y metal.